Nguyên tắc FIFO trong quản lý hàng tồn kho: Khái niệm, ưu điểm và ứng dụng

Trong quản lý hàng tồn kho, việc áp dụng nguyên tắc FIFO là một phương pháp phổ biến và hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất và kinh doanh trơn tru. FIFO giúp tối ưu hóa quy trình lưu kho, giảm thiểu lãng phí và quản lý tài nguyên hiệu quả.

1. Nguyên tắc FIFO là gì?

FIFO, hay First In, First Out, là một nguyên tắc quản lý hàng tồn kho, trong đó hàng hóa được nhập kho trước sẽ được xuất kho trước. Nói cách khác, những sản phẩm đã được nhập kho từ sớm sẽ được bán hoặc sử dụng trước những sản phẩm nhập kho sau.

Nguyên tắc FIFO dựa trên giả thuyết rằng hàng hóa sẽ có xu hướng hư hỏng hoặc mất giá trị theo thời gian, vì vậy việc xuất kho sản phẩm cũ trước sẽ giúp giảm thiểu thiệt hại. FIFO đặc biệt hữu ích đối với các mặt hàng dễ hư hỏng như thực phẩm, dược phẩm hoặc các sản phẩm có thời gian sử dụng ngắn.

2. Ưu điểm của nguyên tắc FIFO trong quản lý hàng tồn kho

FIFO không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn mang lại nhiều lợi ích khác. Cụ thể:

a. Giảm thiểu rủi ro về chất lượng sản phẩm

Việc áp dụng FIFO giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng các sản phẩm cũ sẽ được tiêu thụ trước, tránh tình trạng hàng hóa tồn kho quá lâu dẫn đến hư hỏng, hết hạn sử dụng, từ đó giảm thiểu rủi ro về chất lượng sản phẩm.

b. Duy trì hình ảnh thương hiệu

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm, dược phẩm hoặc các mặt hàng có thời hạn sử dụng, FIFO giúp duy trì chất lượng sản phẩm và uy tín thương hiệu. Việc bán sản phẩm cũ trước đảm bảo rằng khách hàng luôn nhận được sản phẩm mới và an toàn.

c. Tối ưu hóa dòng tiền

FIFO giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu kho và giảm thiểu nguy cơ tồn kho quá lâu, từ đó giúp cải thiện dòng tiền và giảm chi phí bảo quản.

d. Hỗ trợ báo cáo tài chính chính xác

Khi áp dụng FIFO, giá trị hàng tồn kho được tính dựa trên giá trị của hàng hóa nhập kho gần đây. Điều này giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho, đặc biệt khi có sự biến động giá cả.

3. Nhược điểm của FIFO

Mặc dù FIFO có nhiều ưu điểm, nhưng phương pháp này cũng có một số nhược điểm cần lưu ý:

• Chi phí cao trong trường hợp lạm phát: Khi giá mua vào tăng (lạm phát), FIFO sẽ khiến doanh nghiệp xuất bán sản phẩm với chi phí thấp (do được tính từ những lô hàng nhập kho trước), dẫn đến lợi nhuận gộp thấp và thuế phải nộp cao.
• Khó áp dụng đối với hàng hóa không có sự thay đổi theo thời gian: FIFO không phù hợp với những sản phẩm không có sự thay đổi về chất lượng hoặc giá trị theo thời gian, ví dụ như máy móc thiết bị.

4. Ứng dụng nguyên tắc FIFO trong quản lý hàng tồn kho

Để áp dụng FIFO một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện một số bước cơ bản sau:

a. Xác định thời gian sử dụng của sản phẩm

Đặc biệt đối với các mặt hàng dễ hư hỏng, doanh nghiệp cần xác định rõ thời gian sử dụng của từng sản phẩm và áp dụng FIFO để đảm bảo rằng sản phẩm cũ luôn được xuất kho trước.

b. Tổ chức kho hàng hợp lý

Để việc áp dụng FIFO trở nên dễ dàng và hiệu quả, doanh nghiệp cần tổ chức kho hàng sao cho hàng hóa cũ luôn dễ dàng tiếp cận và được xuất kho đầu tiên. Hệ thống kệ hàng, khu vực lưu trữ cần được bố trí sao cho các sản phẩm nhập kho đầu tiên sẽ được lấy ra trước.

c. Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Các phần mềm quản lý hàng tồn kho hiện đại giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát việc xuất kho theo nguyên tắc FIFO một cách chính xác. Phần mềm giúp xác định sản phẩm nào nhập kho đầu tiên và đảm bảo việc xuất kho được thực hiện theo đúng thứ tự.

d. Đào tạo nhân viên

Để nguyên tắc FIFO được thực hiện đúng đắn, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên trong kho hàng và bộ phận xuất nhập khẩu hiểu rõ nguyên tắc này và thực hiện nó một cách chính xác. Việc kiểm tra và giám sát thường xuyên cũng rất quan trọng.

Để đạt hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần áp dụng FIFO một cách có tổ chức và sử dụng các công cụ phần mềm hỗ trợ tự động, giảm thiếu thao tác thủ công.  

>>> Thiết lập quy trình quản lý kho hiệu quả trong doanh nghiệp