Biểu đồ Pareto là gì? Cách vẽ và ứng dụng trong cải tiến chất lượng

Trong hoạt động quản lý sản xuất của doanh nghiệp không ít lần chúng ta gặp phải tình trạng có quá nhiều vấn đề cần giải quyết cùng lúc, khiến nguồn lực bị dàn trải và kết quả cải tiến không mang lại hiệu quả rõ rệt. Và trong số các công cụ hỗ trợ ra quyết định, thì biểu đồ Pareto chính là một trong những phương pháp trực quan và hữu ích nhất, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện đâu là "ít cái nguyên nhân nhưng gây ra phần lớn hậu quả", từ đó tối ưu hóa nguồn lực cải tiến một cách hiệu quả và khoa học.

1. Biểu đồ Pareto là gì? Tư duy “80/20” và nền tảng của cải tiến chất lượng

Biểu đồ Pareto (Pareto Chart) là một loại biểu đồ thống kê dạng cột, được sử dụng để xác định và sắp xếp các nguyên nhân hoặc vấn đề theo mức độ ảnh hưởng từ lớn đến nhỏ, thường kết hợp với đường tích lũy phần trăm, nhằm minh họa rõ ràng quy luật 80/20 nổi tiếng: trong nhiều tình huống, khoảng 20% nguyên nhân chính là thủ phạm gây ra đến 80% hậu quả.

Tên gọi “Pareto” được đặt theo nhà kinh tế học người Ý – Vilfredo Pareto, người đã phát hiện rằng 80% tài sản ở nước Ý thời ông thuộc về 20% dân số. Nguyên lý này sau đó được nhà quản lý chất lượng Joseph Juran áp dụng vào lĩnh vực cải tiến sản xuất và quản lý lỗi, trở thành một trong 7 công cụ quản lý chất lượng truyền thống (7 QC Tools) được sử dụng phổ biến đến ngày nay.

Tóm lại, biểu đồ Pareto giúp chúng ta trả lời câu hỏi quan trọng: "Trong số rất nhiều vấn đề đang tồn tại, đâu là những vấn đề cần ưu tiên cải tiến để tạo ra tác động lớn nhất?"

2. Cấu trúc của biểu đồ Pareto – Không chỉ là những cột số liệu khô khan

Biểu đồ Pareto là sự kết hợp giữa biểu đồ cột và đường tích lũy, thể hiện hai yếu tố chính:

• Trục hoành (trục X): thể hiện các nguyên nhân, lỗi, vấn đề hoặc hạng mục đang được phân tích, được sắp xếp từ trái sang phải theo thứ tự giảm dần về mức độ ảnh hưởng.
• Trục tung trái (trục Y1): thể hiện tần suất, số lần xảy ra hoặc mức độ thiệt hại của từng hạng mục.
• Trục tung phải (trục Y2): thể hiện phần trăm tích lũy – tức tỷ lệ cộng dồn của từng nguyên nhân so với tổng thể.
• Các cột đứng: biểu diễn số liệu của từng nguyên nhân.
• Đường cong Pareto (đường tích lũy): cho thấy tổng phần trăm của các nguyên nhân, dùng để xác định điểm cắt 80%.

3. Cách vẽ biểu đồ Pareto – Từng bước đơn giản nhưng cần chính xác

Để xây dựng một biểu đồ Pareto hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định vấn đề và thu thập dữ liệu

Lựa chọn vấn đề cần phân tích, ví dụ: lỗi sản phẩm, sự cố khách hàng, khiếu nại, sai sót vận hành… Sau đó thu thập số liệu có liên quan như: số lần lỗi, chi phí gây ra, số sản phẩm hỏng, v.v.

Bước 2: Phân nhóm nguyên nhân

Phân loại các nguyên nhân thành các nhóm cụ thể (ví dụ: sai lệch kỹ thuật, thiếu nguyên liệu, lỗi thao tác, máy móc hỏng, sai quy trình…).

Bước 3: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần

Sắp xếp các nhóm nguyên nhân theo số lượng hoặc mức độ ảnh hưởng, từ cao nhất đến thấp nhất.

Bước 4: Tính phần trăm và phần trăm tích lũy

• Phần trăm từng nguyên nhân = (giá trị nguyên nhân / tổng giá trị tất cả) × 100.
• Phần trăm tích lũy là tổng các phần trăm cộng dồn.

Bước 5: Vẽ biểu đồ

• Vẽ các cột theo thứ tự từ cao đến thấp tương ứng với trục Y bên trái.
• Vẽ đường cong tích lũy dựa trên phần trăm tích lũy, đối chiếu với trục Y bên phải.

Bước 6: Phân tích và xác định nhóm nguyên nhân chính

Nhìn vào đường cong tích lũy để xác định khu vực chiếm khoảng 80% ảnh hưởng, từ đó chọn ra các nguyên nhân cần được ưu tiên cải tiến.

4. Ứng dụng biểu đồ Pareto trong cải tiến chất lượng

·        Ưu tiên cải tiến lỗi sản xuất

Trong các dây chuyền sản xuất, có thể có hàng chục loại lỗi khác nhau. Thay vì cố gắng xử lý tất cả, doanh nghiệp dùng biểu đồ Pareto để xác định 3-4 loại lỗi chính chiếm 80% số sản phẩm hỏng, từ đó tập trung cải tiến vào đúng chỗ cần thiết.

·        Tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng

Khi phân tích phản hồi hoặc khiếu nại từ khách hàng, biểu đồ Pareto giúp xác định đâu là những điểm chạm trong hành trình khách hàng gây ra nhiều vấn đề nhất (ví dụ: giao hàng chậm, thái độ nhân viên, lỗi sản phẩm…), từ đó cải tiến theo hướng ưu tiên.

·        Phân tích nguyên nhân gây tai nạn lao động

Trong môi trường công nghiệp, các sự cố an toàn có thể đến từ nhiều nguyên nhân như: trượt ngã, thiết bị lỗi, thiếu bảo hộ… Biểu đồ Pareto giúp bộ phận an toàn lao động xác định nguyên nhân phổ biến nhất để đào sâu xử lý.

·        Quản lý chất lượng dịch vụ

Trong ngành dịch vụ (như nhà hàng, khách sạn, logistics…), biểu đồ Pareto giúp doanh nghiệp xác định những điểm gây không hài lòng nhiều nhất cho khách hàng, để tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ.

Biểu đồ Pareto không phải là một công cụ mới, nhưng sức mạnh của nó vẫn nguyên vẹn theo thời gian – đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp ngày nay đang phải đối mặt với nhiều vấn đề cùng lúc và buộc phải ra quyết định cải tiến một cách thông minh, có chiến lược. Không phải tất cả vấn đề đều quan trọng như nhau – và biểu đồ Pareto là công cụ giúp bạn nhìn ra điều đó một cách chính xác nhất.

>>> Tham khảo: Phân hệ Quản lý chất lượng trên giải pháp phần mềm BRAVO ERP