Cách lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn chuẩn, dễ theo dõi và kiểm kê hàng tồn kho

Xây dựng và sử dụng một bảng tổng hợp nhập xuất tồn (NXT) rõ ràng, chính xác và dễ theo dõi là yếu tố có ý nghĩa sống còn, không chỉ giúp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, mà còn hỗ trợ kế toán, vận hành và kiểm kê kho diễn ra trơn tru, minh bạch và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, để lập được một bảng NXT đạt chuẩn, người phụ trách cần nắm rõ cấu trúc bảng, nguyên tắc ghi nhận số liệu, các chỉ tiêu bắt buộc cũng như cách vận hành đồng bộ với thực tế phát sinh trong kho.

1. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn là gì?

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn (Inventory Summary Report) là một công cụ quản lý kho quan trọng, thể hiện tình trạng biến động của hàng hóa theo từng mã hàng, bao gồm ba hoạt động chính: nhập kho, xuất kho và tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định (thường theo ngày, tuần, tháng hoặc quý).

Dựa vào bảng này, người quản lý có thể theo dõi tồn đầu kỳ, biết được số lượng hàng hóa đã nhập – đã xuất trong kỳ, và từ đó tính toán số lượng tồn cuối kỳ một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho nhiều mục đích như báo cáo nội bộ, làm việc với kế toán, kiểm kê thực tế, hoặc lập kế hoạch nhập hàng.

2. Những nội dung bắt buộc trong bảng tổng hợp nhập xuất tồn

Một bảng tổng hợp NXT đầy đủ, chuyên nghiệp cần đảm bảo bao gồm các cột thông tin cơ bản sau:

Trong đó:

• STT: Số thứ tự để dễ tra cứu.
• Mã hàng: Mã định danh duy nhất cho mỗi mặt hàng/vật tư.
• Tên hàng hóa: Ghi đầy đủ tên sản phẩm như trong danh mục kho.
• Đơn vị tính (ĐVT): Ví dụ: cái, thùng, kg, lít, cuộn…
• Tồn đầu kỳ: Là số lượng hàng hóa còn lại trong kho vào đầu kỳ tính toán.
• Nhập trong kỳ: Tổng số lượng hàng đã được nhập kho trong kỳ báo cáo.
• Xuất trong kỳ: Tổng số lượng đã xuất kho (bán ra, sản xuất, chuyển kho…).
• Tồn cuối kỳ: Được tính theo công thức:

Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ

3. Hướng dẫn cách lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn một cách dễ theo dõi

·        Xác định kỳ báo cáo rõ ràng

Trước khi lập bảng, cần xác định kỳ kế toán hoặc khoảng thời gian cụ thể mà báo cáo sẽ phản ánh (ví dụ: từ ngày 01/08 đến 31/08/2025). Việc xác định kỳ rõ ràng giúp dễ so sánh với số liệu tồn đầu và cuối kỳ của các kỳ trước.

·        Chuẩn hóa danh mục hàng hóa

Danh mục hàng hóa nên được xây dựng một cách nhất quán, có mã hóa rõ ràng, không trùng lặp hoặc nhập nhằng giữa các mặt hàng gần giống nhau. Việc mã hóa tốt giúp bạn dễ dàng lọc, sắp xếp và truy xuất thông tin khi có nhu cầu.

·        Ghi nhận số liệu nhập – xuất chính xác, theo thời gian thực

Tất cả các nghiệp vụ nhập kho (ví dụ: nhập mua, nhập gia công, nhập điều chuyển) và xuất kho (xuất bán, xuất dùng nội bộ, xuất trả hàng…) cần được cập nhật ngay tại thời điểm phát sinh vào bảng hoặc phần mềm quản lý, để tránh nhầm lẫn số liệu và lệch tồn kho thực tế.

·        Sử dụng Excel hoặc phần mềm chuyên dụng để tự động hóa tính toán

Nếu bạn quản lý kho nhỏ hoặc vừa, Excel có thể là công cụ hiệu quả với các công thức SUMIF, VLOOKUP, hoặc Pivot Table để tự động tổng hợp dữ liệu từ nhật ký nhập xuất. Đối với kho lớn, nên dùng phần mềm quản lý kho (WMS), ERP hoặc phần mềm kế toán để kết nối dữ liệu theo

Dù bạn đang sử dụng Excel hay phần mềm quản lý chuyên dụng, nguyên tắc cốt lõi của bảng tổng hợp nhập xuất tồn vẫn là dữ liệu phải được cập nhật đúng – đủ – kịp thời, đồng thời tổ chức bảng biểu một cách rõ ràng, dễ đọc và phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Sự cần thiết của phần mềm quản lý kho theo vị trí